Meerdere inboxen controleren met dezelfde set van regels
Posted by: JohanDS at 08:40, March 1 2017.

 

Bedrijven en gemeenten hebben meerdere inboxen waar burgers, klanten, leveranciers, bedrijven en journalisten e-mails naartoe kunnen sturen. Om de verschillende informatie die binnenkomt op al deze inboxen te verzamelen en correct te verwerken kan OCTOBOX ingezet worden om deze inboxen gezamenlijk te monitoren op inhoud. Deze inboxen worden dan als 1 geheel beschouwd naar verwerking en kunnen allen gecontroleerd worden op dezelfde types e-mails. Dit maakt het beheer een stuk eenvoudiger doordat een set van regels maar 1 keer gedefinieerd dienen te worden en toch op alle noodzakelijke inboxen van toepassing kunnen zijn (meer hierover in de blog van Blauwborg Stel je eens voor: je mist geen enkel WOB verzoek). 

Hoe doe je dat in OCTOBOX?

Er dient eerst een onderscheid gemaakt te worden tussen een e-mail server die on-premise (in het domein van het bedrijf) staat en een e-mail server die in de Cloud (buiten het domein van het bedrijf) staat.

E-mail server staat in het domein van het bedrijf

In dat geval is het voldoende om een gebruiker aan te maken die rechten heeft op meerdere inboxen. Deze technische gebruiker wordt vervolgens de gebruiker om de OCTOBOX Email Import service mee uit te voeren. In de OCTOBOX Designer geef je vervolgens de lijst in van de inboxen die gecontroleerd moeten worden. Het ingeven van een gebruiker en bijhorend wachtwoord is dan niet meer nodig. In OCTOBOX Designer krijg je dan een lijst zoals in fig. 1. Merk op dat voor elk van deze inboxen het sleutel icoontje aangevinkt staat wat aangeeft dat met single sign-on de aangemelde technische gebruiker zal aanloggen op de inbox(en).

Fig. 1 - Meerdere inboxen met gemeenschappelijke inlog gebruiker

 

E-mail server staat buiten het domein van het bedrijf

In dit tweede geval worden de verschillende inboxen ingegeven met telkens vermelding van de gebruiker en wachtwoord om toegang te kunnen krijgen tot de inhoud van deze inbox. In OCTOBOX Designer krijg je dan een lijst zoals in fig. 2

Fig. 2 - Meerdere inboxen met afzonderlijke gebruikers en paswoorden

 

Opmerking 1:

Merk op dat de twee bovenstaande werkwijzen elkaar niet uitsluiten: een lijst van inboxen kan een mix bevatten van inboxen met een single sign-on gebruiker en specifieke inboxen met gebruiker en paswoord. Dit maakt het dan weer mogelijk om te starten met specifieke gebruikers en dan geleidelijk over te gaan naar gebruiker gedeelde inboxen.

Opmerking 2:

Bij het samenvoegen van verschillende inboxen kan enkel op gemeenschappelijke folders gelezen en verplaatst worden; inbox, submappen die bij al deze inboxen dezelfde naam hebben.