Opzetten van een configuratie met archivering van inkomende e-mails
Posted by: JohanDS at 06:57, April 28 2017.

Bedrijven en gemeenten hebben meerdere inboxen waar burgers, klanten, leveranciers, bedrijven en journalisten e-mails naartoe kunnen sturen. Het zoeken naar een specifieke e-mail in al deze inboxen is geen gemakkelijke taak en neemt ook nog eens onnodig veel tijd in beslag.

Waarom zou je geen gebruik maken van de archiveringsmogelijkheden van OCTOBOX? Groepeer de e-mails, de bijlagen en bijkomende documenten in betekenisvolle mappen, waarbij de bijlagen door OCTOBOX doorzoekbaar gemaakt zijn en opgezet naar een standaard PDF formaat. Gebruik de informatie die OCTOBOX over en uit de e-mails gehaald heeft om automatisch mappen aan te maken die gestructureerd zoeken mogelijk maken (meer hierover in de blog van Blauwborg Stel je eens voor 2: e-mails zwerven niet meer eindeloos rond en de nieuwe General Data Protection Regulation - GDPR). 

Hoe doe je dat in OCTOBOX?

De eerste stap; alle nuttige informatie uit de ontvangen e-mails halen om zo een gestructureerd mappensysteem op te zetten. Dit doen we door, na het ophalen van de e-mails, deze te ontleden met behulp van regels en extracties (dit zal in een latere blog besproken worden).

De volgende stap is bepalen welke informatie je wilt archiveren. OCTOBOX laat toe om gedetailleerd te bepalen welke documenten en e-mails gearchiveerd worden.

Er zijn in OCTOBOX vier groepen te onderscheiden:

  • Original files: dit zijn de bijlagen zoals deze in een e-mail meegestuurd zijn
  • Import objecten: dit is de volledige e-mail, inclusief alle bijlagen
  • Message reply: dit is het antwoord dat naar de verzender teruggestuurd is
  • Documents: dit zijn de bestanden die omgezet worden vanuit de originele bestanden, toegevoegde bestanden, bestanden die in de workflow van OCTOBOX onder andere gesplitst, samengevoegd en/of gesorteerd zijn.

Voor alle groepen kan ook nog eens bepaald worden welke documenttypes in aanmerking komen.

Je kunt bijvoorbeeld:

  • de volledige e-mail maar daarnaast ook alle omgezette documenten van het type ‘Aanvragen Formulier 17’ archiveren;
  • alle originele bijlagen en daarnaast ook de teruggestuurde e-mail archiveren;
  • de omgezette documenten apart bewaren in een eigen map.

In fig. 1 hieronder worden de documenten van het type formulier 17, 19 en 25 bewaard.

De map waarin deze documenten bewaard worden is samengesteld uit een aantal delen

  • een vast gedeelte (c:octoboxexportblog)
  • een variabele submap die het jaartal bevat
  • een variabele submap met de naam van de afdeling
  • een variabele submap met het document type (Form 17, Form 19 en Form 25)

Klik rechts in een veld om een overzicht te krijgen van de andere waarden die je kunt gebruiken in de map of als deel van een bestandsnaam.

De naam van het document is samengesteld uit een uniek OCTOBOX identificatienummer en een automatisch volgnummer van het document binnen de e-mail.

Fig. 1 - Archiving documents

Fig. 1 - Archiving documents